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Organiser un événement

Dans tous les cas, différentes étapes sont à respecter.

Exemple ci dessous avec l’organisation d’une exposition :

 

 

 

 

 

1-Lancement du projet

Contact initial avec le Curé pour décision de principe

  • Vérification de la motivation pour mobiliser les paroissiens
  • Définition du contenu de l’opération (messe avec prélat oriental ou non, conférence du Père Gollnisch ou table ronde, durée de l’exposition…)
  • Choix de la date (disponibilité de l’expo)
  • Choix du lieu (examen sur place : modalités d’accès, espace, lumière.. .)
  • Désignation par le Curé d’un interlocuteur responsable, compétent et disponible, ayant suffisamment d’autorité pour réunir les moyens nécessaires localement.

Trouver un lieu adapté à l’événement

 

2-Remplir la Fiche Evenement

Pour organiser une messe, une conférence ou une exposition, veuillez télécharger, remplir et nous renvoyer par mail le formulaire suivant :

Télécharger le formulaire pour le completer puis nous le renvoyer (word)

Cela nous permet d’avoir toutes les informations

3- La communication & le balisage de l’événement

Au sein de la paroisse

  • Annonce en chaire
  • Bulletin paroissial
  • Tracts, affiches, calicot

Dans les supports de l’Œuvre d’Orient

  • Site internet, bulletin, revue

Campagne extérieure/Plan média

  • Annonces répétées sur RND/RCF
  • Journaux amis : La Croix, France Catholique, bulletin diocésain
  • Blogs amis
  • Supports généraux : Pariscope, l’Officiel, Figaroscope

=> Demander le code de l’évenement à la communication de l’OEuvre d’Orient

4-Organisation d’une conférence/table ronde

 

5-Organisation de l’exposition

Rôle du responsable de l’exposition (délégué diocésain ou la personne désignée par lui)

Un mois avant le démarrage de l’exposition

Prendre contact avec le service Communication de l’Œuvre d’Orient pour

  • Commander le matériel de communication et le réceptionner (tracts, leaflets, affiches, brochures, livres)
  • S’assurer de la disponibilité des panneaux et organiser le transport, préciser le lieu et la date de livraison, indiquer la personne chargée de les réceptionner.

Réunir l’équipe de bénévoles qui vont assurer l’accompagnement de l’expo pour :

  • Organiser les permanences (planning de présence des bénévoles, ouverture et fermeture des portes, disponibilité des clés, recueil des fonds, réapprovisionnement du stand d’accueil etc.…)
  • Former les bénévoles sur le contenu de l’expo. en leur indiquant les documents à étudier (au minimum la brochure) et si possible en faisant intervenir une personne compétente. Lancer le plan de communication locale

A réception des panneaux de l’exposition

Installation de l’exposition

  • Montage de l’expo. : 18 panneaux enroulables comme des écrans de cinéma, voir fiche technique montage démontage.
  • Mise en place de la documentation o Installation et test de la vidéo (si disponible)
  • Réalisation du fléchage
  • Relance de la communication locale

Pendant l’exposition

Suivi de la présence des bénévoles conformément au planning

Recueil et contrôle des fiches journalières (importance de les renseigner correctement à souligner aux permanents).

Ramassage régulier et mise en lieu sûr des fonds récoltés

Relance répétée de l’information, notamment chaque fin de semaine.

Après l’exposition

  • Démontage de l’exposition (cf. fiche technique)
  • Stockage provisoire ou réexpédition selon les directives de L’Œuvre d’Orient.
  • Bilan de fréquentation
  • Bilan financier
  • Etablissement d’une fiche de synthèse à destination de l’Œuvre d’Orient comportant un commentaire sur le déroulement de l’opération, accompagnant la documentation inutilisée et les fonds récoltés.